MAKALAH ANALISIS SWOT DALAM PERUSAHAAN

MAKALAH ANALISIS SWOT DALAM PERUSAHAAN

BAB I

PENDAHULUAN

Hal-hal yang kita bah as pada Bab 2 hingga Bab 6 pada dasarnya Menjadi input  bagi kita untuk melakukan analisis SWOT (Strength,Weakness,Oppbrtiinities,Threats). Hasil analisis pada lingkungan eksternal, baik pada lingkungan umum maupun lingkungan kerja menghasilkan daftar atas peluang-peluang(opportunities) dan ancaman-ancarnan (threats). Seperti nanti kita lihat lebih jelas dalam contoh kasus PT TMI di bawah, bahwa lingkungan bisnisnya memiiiki dampak tertentu pada strategi perusahaan. Ada situasi-situasi dari peraturan pemerintah, trend untuk ramah terhadap lingkungan, teknologi yang berkembang bahkan soal kebiasaan pengambil keputusan di perusahaan melihat pentingnya keselamatan kerja. Semuanya berdampak pada masadepan perusahaan dan pengambil keputusan di perusahaan ini, harus membuat keputusan-keputusan strategisnya. Merekalah yang dianggap "pembentuk" masa depan, menjamin keberadaan dan perkembangan organisasi mengantisipasi semua peluang dan ancaman yang diperoleh. Sementara hasil analisis kita atas situasi interanal perusahaan akan menghasilkan daftar kekuatan (strength) dan daftar kelemahan (weakness).

SWOT merupakan teknik yang relatif sederhana. Karena itu, sebenarnya ia dapat digunakan untuk memformulasikan strategi dan kebijakan bagi setiap industri. Tentu saja analisis atau strategi yang dirumuskan dalam SWOT analisis bukanlah sebuah tujuan. Ia cuma alat yang memudahkan kita dalam menganalisis dan merumuskan strategi.

Langkah pertama yang dapat kita lakukan dalam analisis SWOT adalah dengan membuat kolom-kolom yang memuat daftar atas kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang kita hadapi.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Kasus Kecil: Institusi Perguruan Tinggi

Bagi sebuah program studi, kira-kira aspek-aspek yang akan dibahas dari sisi lingkungan eksternal dan internalnya adalah sebagai berikut.

1.   Lingkungan Eksternal dari Sebuah Institusi Perguruan Tinggi (IPT)

a.   Perusahaan-perusahaan pengguna lulusan

b.  Orang tua dan keluarga dari mahasiswa

c.   Program studi yang sudah ada dari IPT Iain

d.  SMU tempat calon mahasiswa berasal

e.  Populasi demografis

f.   Instansi-instansi pemberi beasiswa.

Informasi-informasi dari instansi pemerintah yang terkait dengan penyelenggaraan IPT sangat penting untuk didapatkan pengelola program studi di atas. Informasi itu misalnya informasi yang ada pada Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi atau pada koordinator Perguruan Tinggi Swasta (Kopertis) atau Asosiasi Perguruan Tinggi Swasta (APTISI).

2. Lingkungan Internal dan Sebuah Institusi Perguruan Tinggi (IPT)

a. Citra/Reputasi yang dimiliki IPT

b. Tenaga pengajar dan staf yang ada

c. Ketersediaan ruangan kelas labora^rorium, dan berbagai fasilitas lainnya

d. Mahasiswa yang sedang kuliah

e. Anggaran operasional

f. Program-program penelitian yang ada

g. Dewan penyantun, kondisi keuangan yayasan.

Analisis SWOT pada dasarnya sebuah pengambilan keputusah. Kita terlibat pada rumusan-rumusan pilihan. Sebagai bagian dari pengambilan keputusan, analisis SWOT dapat kita lakuakan secara individual maupun secara kelompok. Terutama dalam pemberian rekomendasi, pendekatan secara kelompok lebih baik dalam memberikan susunan, kejelasan, objektivitas, dan fokusnya.

3.   Survei Eksternal atas Ancaman dan Peluang Eksternal

Pengelola IPT, sebagai pengambil keputusan strategis di lembaganya, dituntut untuk punya wawasan luas atas lingkungan eksternal sebuah program studi. la harus selalu "memasang mata dan telinga" atas segala perkembangan yang terjadi dan sangat erat kaitannya dengan program studi/pendidikan tinggi; Tentu pada akhimya bukan sekadar paham saja, tapi juga bisa mengantisipasinya dengan keputusan-keputusan yang tepat.

Informasi tentang situasi bisnis, perubahan demografis, dan bagaimana penerimaan tenaga kerja serta kondisi lulusan SMU adalah hal-hal yang harus menjadi perhatian. Informasi dari para orang tua, koran lokal dan nasional, jurnal-jurnal pendidikan tinggi, serta konferensi. Setiap hal ini merupakan sumber informasi yang potensial untuk menjadi dasar pengambilan keputusan.

Perhatian atas perubahan demografis dari populasi lokal dapat mengungkapkan peluang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada dan bisa memberikan jalan untuk melakukan pengembangan. Begitu pula muncul dan berkembangnya industry - industri atau bisnis-bisnis yang nantinya dapat menggunakan lulusan dari prodi studi yang ditawarkan sebuah IPT harus menjadi perhatian.

Ancaman juga harus dipelajari. Bentuknya bisa beragam, misalnya bila kondisi perekonomian memburuk, para orang tua calon mahasiswa yang menjadi sasaran bisa saja mengubah pilihannya. Dukungan pemerintah, bila semakin besar untuk sekolah negeri, maka IPT swasta akan terkena dampaknya. IPT yang ada di sekitar, program- program studi baru, dan minat masyarakat atas program studi baru tersebut harus diperhatikan. Sementara itu, jumlah lulusan dan perkembangan minat lulusan SMU secara umum juga harus dipertimbangkan.

Yang harus diingat adalah bahwa peluang dan ancaman tentu saja tidak absolute sifatnya. Apa yang kita liht awalnya sebagai peluang, tentu saja tidak langsung bisa kita manfaatkan karena tergantung pada kondisi internal kita, seperti sumber daya organisasi dan harapan dari masyarakat begitu pula, sesuatu yang kita anggap kelemahan tidak harus selalu menjadi seperti itu. Saatnya kita menganalisis kekuatan internal, mungkin ada sumber daya atau upaya yang bisa kita lakukan sehingga kelemahan tersebut bisa menjadi peluang.

4.   Survei atas Kondisi Internal Perusahaan

Banyak pengelola IPT berupaya menarik calon mahasiswa pada IPT-nya dengan meningkatkan biaya komunikasi pemasaran tanpa mengaitkan dengan kekuatan dari kelemahan institusinya. Dengan melakukan analisis kekuatan dari kelemahan internal biasanya akan muncul berbagai potensi kemungkinan untuk layanan atau program studi baru. Dengan membuat daftar kekuatan dan kelemahan, kita dapat melihat hal-hal yang dapat ditingkatkan oleh sebuah IPT dan juga hal-hal yang barangkali di luar kontrol kita.

Contoh-contoh kelemahan yang melekat ada di internal IPT biasanya cukup jelas. Misalnya, yang bisa kita jadikan daftar adalah rendahnya mutu staf pengajar atau motivasinya; infrastruktur serta fasilitas yang kurang memadai; laboratorium yang harus ditingkatkan; kurangnya sumber bahan-bahan ajar; atau bahkan lokasi dari IPT itu di dalam komunitas.

Kekuatan internal sebuah IPT juga biasanya tidak sulit untuk diperhatikan dan dianalisis. Sebagian ada kemungkinan merupakan kebalikan dari hai-hai yang bisa jadi kelemahan.

Karena anaiisis SWOT bisa dilakukan secara bersama-sama, IPT bisa saja membentuk sebuah tim penilai. Tim ini bertugas untuk mengadakan survei, diskusi kelompok (focus group), wawancara dengan mahasiswa yang ada dan para alumni, serta berbagai sumber lainnya. Sekali kelemahan dan kekuatan sudah dirumuskan, tim secara bersama bisa memeriksa kembali item-itemnya.

B. Kelemahan Analisis SWOT

Analisis SWOT tentu saja bukan metode yang sernpurna. Ada beberapa Kelemahan
yang harus menjadi perhatian pengambil keputusan strtegis. Misalnya, SWOT biasanya merefleksikan pandangan seseorang atas kondisi yang dihadapi, yang bisa saja salah kaprah sehingga dijadikan pembenaran terhadap apa-apa yang sudah dilakukan. Jadi bukan digunakan sebagai alat untuk membuka peluang yang baru dan sifatnya sangat objektif sekali. Orang yang pesimis tentu tidak akan melihat "peluang" sebanyak orang yang optimis. Bahkan orang yang pesimis bisa melihat banyak ancaman untuk sesuatu yang sebenarnya bisa dikategorikan sebagai tantangan. Sebaliknya, orang yang optimis bisa melihat banyak peluang dalam satu tantangan atau ancaman yang dihadapinya.

SWOT dapat membuat sebuah inistitusi atau organisasi lamban dan malas dalam mengupayakan peluang. Orang-orang yang ada di dalam organisasi praktis hanya sekadar melihat "kesesuaian" antara kondisi yang ada di eksternal dengan yang ada di internal. Mereka mengabaikan berbagai peluang yang sesungguhnya bisa dimanfaatkan bila saja mereka mendayagunakan lebih keras sumber daya yang ada (misalnya waktu bekerja yang lebih banyak).

C. Paradoks antara Tuntutan Lingkungan dan Keberadaan Sumber Daya

Analisis SWOT dan strategi yang mengikuti metode analisis ini, menyarankan bahwa seharusnya ada kesesuaian (fitnes) antara organisaasi dan lingkungan. kuncinva di sini adalah bagaimana keselarasan (alignment) dari dua sisi ini. Dua hal ini sebenarnya selalu punya tuntutan yang saling bertentangan. Ini sering membuat para pengambil keputusan strategis kebingungan saat merumuskan strategi. Sumber daya yang dimiliki serta sistem aktivitas yang terjadi di satu perusahaan sering kali bertolak belakang dengan berbagai bentuk Perkembangan yang terjadi pada lingkungan kita.

D. Tuntutan untuk Adaptasi Pasar

Karena tuntutan lingkungan dan pasar penting bagi kesuksesan perusahaan, banyak perusahaan yang lebih bersaing karena tidak bisa memenuhi tuntutan seperti itu. Cukup banyak perusahaan yang tadinya dianggap pemimpin pasar harus kecewa menjadi pelaku yang tidak lagi diperhatikan oleh pasarnya karena adanva perubahan-perubahan dalam tuntutan pasar.

Perusahaan-perusahaan seperti PT KAI, atau perusahaan bis antarkota menghadapi persaingan layanan penerbangan harus berpikir keras mengatasi turunnya jumlah penumpang. Mereka harus mengidentifikasi peluang pasar yang menarik lagi, yang bisa mereka eksploitasi. Tentu saja akhirnya bukan sekadar naiknya penjualan dalam waktu yang pendek, tapi lebih pada posisi pasar yang dapat dipertahankan melawan pesaing-pesaing dan produk substitusi tadi.

Idealnya, posisi pasar seperti ini dapat melayani keinginan pembeli dan bias membayar dalam harga yang premium.

E.  Perumusan Strategi dengan TOWS Matriks

Pada pembahasan di atas, kita sudah melihat bagaimana melakukan analisis  SWOT. Kini, analisis itu kita tambah dengan perumusan- strategi. Strategi adalah istilah yang kerap kita gunakan dalam manajemen strategik. Agar mud.ah, kita dapat merumuskan "strategi". Jadi setelah merumuskan goals, kita sekarang akan merumuskan bagaimana cara-cara yang akan kita gunakan untuk mencapai semua itu.

F. Analisis SWOT dan Perumusan Strategi

Data ringkas yang disajikan di atas, tentu saja belum cukup untuk membuat sebuah analisis SWOT yang komprehensif, Karena itu manajemen TMI mencoba|mengkespiorasi lebih banyak infcrmasi. yang- terkait dengan situasi eksternal daft; internal; Dari hasil pengeksplorasian itu, tim manajemen berhasil membuat analisis SWOT, berikut usulan strategi yang harus dijalankan oleh TMI.

Matiiks ini menjelaskan bahwa ada empat strategi yang bisa kita kembangkan:

Strategi SO : Strategi yang memanfaatkan kekuatan agar peluang yang ada bisa kita manfaatkan.

Strategi WO: Strategi yang mencoba meminimalkan kelemahan atau memperbaiki keiemahan dalam rangka mencoba meraih peluang yang ada.

Strategi ST   : Strategi yang menggunakan kekuatan untuk mencoba mengatasi atau ; memperkecil ancaman yang kita hadapL

Strategi WT: Strategi yang mencoba meminimalkan atau raengurangi kelemahan
dalam rangka mencegah ancaman yang harus dihadapi.

Kekuatan :

1.    Menadi salah satu dari 10 besar pelaku jasa konsultasi manajemen

2.    Meilliki divisi riset ntuk pengembangan wawasan konsultan

3.    Memliliki trainer yang mempunyai sertifikasi

4.    Jejaring dan peserta seminar euleup luas

5.          Merniliki sertifikasi ISO 900:2000

6.          Merniliki gedung sendiri

Kelemahan :

1. Publrkasr riser masih terbatas, dan

2. Kemampuan peneliti kecil

Peluang:

1.    Perusahaan-perusahaen memandang penting pengembangan SDM

2.    Sumber-sumber pendanaan riset dari luar cukup banyak

Ancaman: Perusahaan jasa konsultasi terus bertambah banyak

G. Strategic Fit: Menyesuaikan Strategi dengan Lingkungan

Karena adanya tuntutan-tuntutan tertentu di lingkungan bisnis, maka mau tidak mau perusahaan memastikan agar strategi yang dipilih memang sesuai. Untuk itu, salah satu yang paling penting untuk dilakukan adalah melihat kesenjangan antaira yang kita miliki dengan tuntutan lingkungan. Tabel TOWS matriks di atas dapat juga dilihat dengan pandangan seperti ini. Cukup banyak para pakar manajemen strategik yang menambahkan, saat kita melakukan analisis ini yang menjadi perhatian kita adalah:

1.                            Turbulensi lingkungan

2.                            Organisasi, dan

3.                            Strategi yang dipilih.

Karena pembahasan kita ada pada analisis internal organisasi, maka yang harus menjadi perhatian utama kita adalah pada:

1.                            Manajer, dalam arti bagaimana perilaku mereka dalam pekerjaan

2.                            Kompetensinya (seperti yang kita bahas pada bab sebebmnya) tentang kapabilitas organisasi

3.                            Iklim organisasi   (seperti  juga masalah budaya yang kita bahas pada bab sebelumnya).

BAB III

PENUTUP

Dalam dunia bisnis Analisis SWOT dan strategi yang mengikuti metode analisis ini, menyarankan bahwa seharusnya ada kesesuaian (fitnes) antara organisaasi dan lingkungan. kuncinva di sini adalah bagaimana keselarasan (alignment) dari dua sisi ini. Dua hal ini sebenarnya selalu punya tuntutan yang saling bertentangan. Ini sering membuat para pengambil keputusan strategis kebingungan saat merumuskan strategi. Sumber daya yang dimiliki serta sistem aktivitas yang terjadi di satu perusahaan sering kali bertolak belakang dengan berbagai bentuk Perkembangan yang terjadi pada lingkungan kita.

DAFTAR PUSTAKA

Ansof, Igor, McDonnel, Edward, (1990), Implanting Strategic Management, 2nd edition, New Jersey: Prentice Hall. -

De Wit, Meyer, (2005). Strategy Synthesis: Resolving Strategy Paradoxes to Create Competitive Advantage (2nde.d.)..London, England:Thomson Learning.

Amir, M. Taufiq (2009). Strategic Mindset; Agar perencanaan anda memiliki fondasi yang kokoh, Jakarta: Penerbit Bhuana llmu Popular, Kelempok Gramedia